Prestataire Grist pour le secteur public : du cadrage à l'autonomie de vos agents
Du tableur partagé à la donnée structurée : nous commençons par vous écouter. Nous cadrons votre projet, le décrivons dans un cahier des charges détaillé, le construisons avec vous dans Grist et formons vos équipes, pour que vos agents puissent gagner en autonomie au quotidien.
Commencer par vos données, pas par l'outil
Des tableaux échangés par mail, puis réconciliés à la main : avec eux viennent les ressaisies, les erreurs et des tableurs qui se multiplient sans lien entre eux. Grist permet d'en sortir : c'est un tableur partagé dont les tables sont reliées entre elles, avec des règles claires sur qui peut voir ou modifier quoi.
Encore faut-il que les données soient bien organisées. Sinon, les mêmes problèmes passent simplement d'un outil à l'autre. Une interface soignée ne suffit pas : elle ne corrige pas des données mal structurées. C'est pourquoi nous commençons toujours par vous écouter et comprendre votre process.
Pour qui
Nos missions s'adressent d'abord au service public, quel que soit votre point de départ : un premier Grist à construire, des tableurs partagés par mail ou un fichier que seule une personne sait tenir à jour, un document Grist devenu difficile à faire évoluer. Votre service n'utilise pas encore Grist ? Nous vous aidons à démarrer sur grist.numerique.gouv.fr.
Nous intervenons à chaque étape, y compris pour former vos équipes et les accompagner dans leurs débuts sur Grist. Nous travaillons aussi avec des associations et des entreprises.
Votre premier Grist : une migration sécurisée
Votre service quitte ses tableurs partagés, ou démarre sur grist.numerique.gouv.fr ? Nous vous accompagnons de bout en bout : comprendre vos process, concevoir la structure de vos données, reprendre vos fichiers Excel ou LibreOffice, construire vos premiers documents et former vos équipes.
Une migration qui repose sur un ou deux agents tout juste formés reste fragile : les choix faits au départ engagent tout le reste, et l'on risque de retrouver dans Grist les défauts de l'ancien tableur. Notre rôle : anticiper ces enjeux et sécuriser votre migration.
Ce que vous recevez : vos documents Grist, construits avec vos données, leur documentation, et des équipes formées pour les faire vivre.
Chaque migration est sur mesure : parlons de votre projet.
Prendre rendez-vousReprendre un document Grist devenu trop complexe
Votre service utilise déjà Grist, mais le document a grandi au fil du temps : des tables que plus personne n'ose modifier, des colonnes en double, des formules que seul leur auteur comprend, des réimports de fichiers Excel qui cassent les vues.
Nous commençons par auditer votre document et par comprendre comment votre service s'en sert, avant de changer quoi que ce soit. Puis nous le restructurons avec vous. Notre objectif : un document que vos agents comprennent et peuvent de nouveau faire évoluer.
Ce que vous recevez : votre document restructuré.
Chaque reprise est sur mesure : parlons de votre document.
Prendre rendez-vousNotre méthode, étape par étape
Nos missions sont menées par Antoine, fondateur de Grist Factory : vous avez un interlocuteur unique, du cadrage à la formation de vos équipes. Qui sommes-nous ?
Quatre étapes, dans cet ordre. Pour chacune, voici ce que vous recevez.
1. Comprendre votre projet : le cadrage
Avant de toucher à un fichier, nous prenons le temps de vous écouter et de comprendre l'ensemble de votre projet :
- le rôle de chacun (qui saisit les données, qui les vérifie, qui les utilise) et ce qui le freine ;
- tout le cheminement du travail, de bout en bout, et la place de vos données à chaque étape ;
- le lien entre ces données et votre métier : ce qu'elles décrivent et les règles qu'elles doivent respecter.
Nous menons ce travail avec tous les services concernés, en les faisant se parler, pour que chacun puisse exprimer ses enjeux. Nous repérons aussi ce qui fonctionne déjà et doit être gardé. C'est notre condition pour commencer : nous ne construisons rien avant d'avoir compris votre projet dans son ensemble, ou du moins aussi largement que possible.
Ce que vous recevez : le cadrage aboutit au cahier des charges détaillé, décrit à l'étape suivante.
2. Décrire votre besoin : le cahier des charges détaillé
Nous rédigeons ensuite un cahier des charges détaillé : un document qui décrit votre besoin en détail. Il s'appuie sur les enjeux exprimés par chaque service lors du cadrage. Il devient la référence commune entre votre service et nous, avant toute construction.
Ce que vous recevez : le cahier des charges détaillé, qui vous est remis.
3. Construire votre Grist avec vos données
Nous construisons vos documents Grist avec vos propres données, en suivant le cahier des charges : des tables reliées entre elles plutôt que des copies d'un fichier à l'autre, et des règles claires sur qui peut voir ou modifier quoi. Nous travaillons le plus souvent sur grist.numerique.gouv.fr, ou dans l'instance que votre service utilise déjà. Nous utilisons d'abord ce que Grist sait déjà faire, sans module ajouté.
Si vos données sont aujourd'hui dans des fichiers Excel ou LibreOffice, nous les reprenons dans cette nouvelle organisation, et nous contrôlons cette reprise par des tests automatisés.
Ce que vous recevez : un ou plusieurs documents Grist, organisés selon le cahier des charges, et, si l'usage le justifie, un widget sur mesure.
4. Former et rendre vos agents autonomes
Notre objectif : que vos agents comprennent leur document Grist et gagnent en autonomie au quotidien. Nous formons vos équipes, aux bases de Grist comme à leurs propres documents, et nous les accompagnons dans leurs premiers pas.
Ce que vous recevez : une documentation technique, qui explique comment vos documents Grist sont construits, et une documentation de prise en main, pour les agents qui s'en servent. Si besoin, nous y ajoutons un tutoriel vidéo. Vos documents restent dans votre instance, avec leur documentation.
Vous pouvez nous confier toute la démarche ou seulement une partie, par exemple le cadrage et le cahier des charges. Toute mise en place commence toutefois par un cadrage, même court : c'est ce qui nous permet de construire juste.
Widgets Grist personnalisés : pour aller plus loin
Quand Grist seul ne suffit plus, un widget sur mesure prend le relais. Un widget est un petit module qui ajoute à Grist une fonction précise : une interface de saisie adaptée à vos agents, un document produit pour chaque ligne d'une table, un planning, un formulaire en plusieurs volets.
Nous le construisons par-dessus des données bien structurées, jamais à leur place, et nous le concevons pour qu'il se prenne en main sans formation, comme un logiciel en ligne. Il vient compléter votre Grist, sans le remplacer.
Si vous le souhaitez, nous le développons en open source : votre DSI peut relire son code avant de le déployer, votre service le garde et peut le faire évoluer, et d'autres services peuvent en profiter. C'est notre façon de contribuer aux communs numériques autour de Grist.
Des exemples : les widgets que nous publions en open source sont présentés sur la page Nos widgets.
Dans quel Grist nous intervenons
Le plus souvent, sur grist.numerique.gouv.fr, l'instance de la DINUM. Elle fait partie de La Suite numérique, est hébergée en France sur une infrastructure qualifiée SecNumCloud et a reçu son homologation de sécurité. Votre service n'utilise pas encore Grist ? Nous vous aidons à y démarrer.
Nous intervenons aussi sur les autres instances : celle de votre collectivité ou de votre opérateur public de services numériques, une instance installée par votre service informatique, ou l'offre en ligne de Grist Labs. Toutes les fonctions de Grist ne sont pas disponibles partout : nous vérifions avec vous ce que permet la vôtre avant de proposer une solution. Nous ne vendons ni licence ni hébergement de Grist.
Pour les enjeux de confidentialité, notre accès à vos documents peut être encadré par un engagement signé. Sécurité, hébergement, données personnelles : voir nos réponses
Former vos équipes et sécuriser votre migration
Des ressources gratuites existent pour découvrir Grist, et nous vous les indiquons volontiers :
- Sur l'instance de l'État : l'équipe de grist.numerique.gouv.fr propose des webinaires, une documentation, des modèles, des clubs d'utilisateurs et un forum.
- Pour vous former : le parcours « Construire son premier projet Grist » est proposé sur Mentor, la plateforme de formation de l'État.
- En collectivité : le guichet Données de l'ANCT accompagne les agents publics dans la manipulation de leurs données.
Elles ne suffisent pas toujours. Une migration qui repose sur un ou deux agents tout juste formés reste fragile : les choix de structure faits au départ engagent tout le reste, et les difficultés apparaissent souvent plus tard. Nous avons l'expertise pour anticiper ces enjeux et sécuriser votre migration : nous formons vos équipes, construisons avec elles leurs premiers documents et restons à leurs côtés jusqu'à ce qu'elles soient autonomes.
Tarifs et prise de contact
Chaque mission est sur mesure : son prix dépend de votre projet. Parlons de votre besoin : un premier échange permet de voir si nous pouvons vous aider, et comment.
Accompagnement à distance, dans toute la francophonie.
Prendre rendez-vousGrist est une marque de Grist Labs.